Percakapan Telepon Bahasa Inggris dan Contoh-contohnya

Hai, Apa kabar semuanya.. Semoga kalian belum bosan ya dalam mengikuti pelajaran dan artikel di Basenglish.Com. Artikel kali ini, Basenglish.com akan membagi berbagai tips berguna untuk berkomunikasi secara efektif dalam percakapan telepon bahasa Inggris, serta menyajikan contoh-contoh percakapan yang dapat membantu Anda.

Pentingnya Percakapan Telepon Bahasa Inggris yang Efektif

Untuk Anda yang bekerja di kantor, percakapan bahasa Inggris di telepon semakin sulit kita hindari. Masalahnya, percakapan di telepon agak berbeda dengan percakapan tatap muka seperti di Zoom atau Google Meet. Namun, ini bukan berarti bahasa tubuh tidak penting dalam percakapan di telepon. Bagaimanapun, Anda harus dapat mengunnakan ekspresi yang tepat, seperti intonasi suara yang dalam banyak kasus melibatkan respon fisik.

Dalam era di mana pelayanan pelanggan adalah salah satu faktor kunci kesuksesan, berbicara dalam bahasa Inggris dapat meningkatkan keterlibatan pelanggan.

Tentu, masih banyak manfaat lainnya. Anda juga dapat hindari kesalahpahaman. Percakapan telepon bahasa Inggris yang efektif dapat meningkatkan kualitas hubungan bisnis, sosial dan pergaulan.

Oleh karena itu mari kita pelajari cara percakapan telepon bahasa Inggris ini.

Persiapan Sebelum Panggilan

Mempraktikkan etika telepon yang baik sangat penting, terutama dalam konteks bisnis dan formal. Berikut empat point penting sebelum melakukan atau menerima panggilan telepon.

• Pahami Tujuan Panggilan: Sebelum membuat panggilan, tentukan dengan jelas apa tujuan Anda atau jika Anda yang menerima telepon maka pahami maksud panggilan tersebut. Apakah Anda ingin diskusikan hal tertentu, menjadwalkan pertemuan, atau hanya mengonfirmasi informasi?.
• Catat Informasi Penting: Siapkan catatan atau informasi yang mungkin Anda butuhkan selama panggilan. Ini akan membantu Anda tetap terorganisir dan efisien.
• Jaga Ketepatan Waktu: Ketaatan waktu adalah kunci dalam bisnis. Jangan membuat orang menunggu Anda di telepon, dan jika Anda harus melakukan panggilan, pastikan untuk tiba tepat waktu.
• Hargai Waktu Orang Lain: Bagi kebanyakan orang di luar negeri, waktu adalah uang. Demikian untuk para profesional di Indonesia. Pastikan untuk menjadwalkan panggilan pada waktu yang sesuai untuk kedua belah pihak.

Untuk dapat efektif, setidaknya Anda harus sudah lancar berkomunikasi dalam bahasa Inggris. Jika belum, Anda tidak perlu khawatir. Anda dapat belajar bahasa Inggris percakapan di situs ini.

Panduan Percakapan Telepon

Kemampuan berbahasa Inggris dalam percakapan telepon adalah aset berharga bagi para profesional di Indonesia. Dalam konteks profesional bagi pekerja di perkantoran, berikut beberapa langkah yang dapat membantu Anda dalam komunikasi yang efektif via telepon.

1. Sapaan Awal (Greeting): Setelah mengangkat telepon, biasanya Anda akan memberikan sapaan awal. Contohnya:
   • “Hello, this is [Your Name].”
   • “Good morning/afternoon/evening, [Your Name] speaking.”
2. Menanyakan Identitas (Asking for Identity): Jika Anda tidak yakin siapa yang menelepon, Anda dapat bertanya dengan sopan. Contohnya:
   • “May I ask who’s calling, please?”
   • “Can I have your name, please?”
3. Menawarkan Bantuan (Offering Assistance): Jika Anda adalah pihak yang menelepon untuk pertama kalinya, tawarkan bantuan atau perkenalan singkat. Contohnya:
   • “I’m calling from [Your Company].”
   • “I’m [Your Name] from [Your Department].”
4. Menyampaikan Pesan (Delivering the Message): Jelaskan alasan Anda menelepon dengan jelas dan singkat. Contohnya:
   • “I’m calling to discuss the upcoming meeting.”
   • “I wanted to follow up on our previous conversation.”
5. Mendengarkan dengan Aktif (Active Listening): Dengarkan dengan saksama apa yang dikatakan oleh lawan bicara Anda. Hindari menginterupsi mereka saat berbicara.
6. Menyajikan Pertanyaan (Asking Questions): Jika Anda perlu informasi tambahan atau klarifikasi, jangan ragu untuk bertanya. Contohnya:
   • “Could you please provide more details about the project?”
   • “When would be a convenient time for our next call?”
7. Menyimpulkan (Summarizing): Setelah percakapan selesai, ringkas poin-poin utama yang telah dibahas. Ini membantu memastikan pemahaman yang jelas antara kedua belah pihak.
8. Menyampaikan Perpisahan (Closing): Sebelum mengakhiri panggilan, sampaikan perpisahan dengan sopan. Contohnya:
   • “Thank you for your time. Have a great day.”
   • “I look forward to our next conversation.”

Jadi, setidaknya ada delapan hal penting dalam percakapan telepon. Berbicaralah dengan tegas, tetapi hindari berbicara terlalu cepat atau terlalu keras. Jaga agar suara Anda tetap tenang dan profesional.

Jika Anda menerima kritik atau umpan balik, berterima kasih dan gunakan informasi tersebut untuk meningkatkan kinerja atau produk Anda. Hindari sering memotong pembicaraan orang lain. Biarkan mereka menyelesaikan kalimat sebelum Anda berbicara.

Contoh-contoh Percakapan Telepon dalam Bahasa Inggris

Pastikan Anda berbicara dengan jelas dan lancar. Hindari berbicara terlalu cepat atau terlalu pelan, dan gunakan volume suara yang sesuai. Untuk lebih mudah memahami cara berbicara di telepon menggunakan bahasa Inggris, mari pelajari contoh-contohnya.

1. Panggilan Bisnis

• Caller (Penelepon): “Good morning, this is John Smith from ABC Corporation. May I speak to Mr. Davis, please?”
• Receptionist (Resepsionis): “Certainly, Mr. Smith. Let me connect you to his office.”

2. Panggilan Persahabatan

• Caller (Penelepon): “Hi Sarah, it’s been a while! How have you been?”
• Friend (Teman): “Hey John! I’m good, thanks. What’s up?” Caller (Penelepon): “I was wondering if you’re available this weekend. Let’s catch up!”

3. Panggilan Klien

• Caller (Penelepon): “Good afternoon, Mrs. Anderson. This is Maria from XYZ Insurance. I’m calling to discuss your policy.”
• Client (Klien): “Hello, Maria. I’ve been expecting your call. Please go ahead.”

4. Panggilan Keluaraga

• Alice (A): Hi Mom, it’s Alice. How are you?
• Mom (M): Hi Alice! I’m good, how about you? How’s everything going?
• A: Everything’s going well.
• M: That’s so sweet of you. I’m doing fine, dear. Thanks for calling. A: You’re welcome, Mom. Let’s catch up soon.

5. Menghubungi Rekan Kerja di Cabang Lain

• Pegawai (P): Hello, this is Mark from the New York office. May I speak with Emily in the Jakarta office, please?
• Resepsionis (R): Hi Mark, I’ll connect you to Ernawati right away. Please hold for a moment.
• Ernawati (E): This is Ernawati speaking. How can I assist you today, Mark?
• P: Hi Ernawati, I need some information regarding the upcoming project. Can we go over the details?
• E: Absolutely, Mark. Let’s discuss it.

6. Panggilan Rapat Konferensi

• Pegawai (P): Good morning, everyone. This is Lisa from the organizing team. I’d like to confirm our conference call scheduled for tomorrow at 10 AM.
• Rekan Kerja 1 (R1): Yes, Lisa, I’ll be there.
• Rekan Kerja 2 (R2): I’m in, Lisa.
• Rekan Kerja 3 (R3): I’ll join the call as well.
• P: Great! Thank you, everyone. I’ll send out the agenda and meeting details shortly.

7: Mengatur Pertemuan dengan Mitra Bisnis

• Pegawai (P): Hello, this is James from ABC Corporation. I’d like to schedule a meeting with Mr. Johnson from XYZ Ltd.
• Asisten Mr. Johnson (A): Hi James, let me check Mr. Johnson’s availability. May I know your preferred dates?
• P: Certainly, I’m looking at next week, preferably on Tuesday or Wednesday.
• A: I see. Let me coordinate with Mr. Johnson’s calendar and get back to you with a suitable time slot.
• P: Thank you. Please keep me posted.

8. Reservasi Hotel

• Front Desk Agent (FDA): Good afternoon, thank you for calling Beachside Hotel. How may I assist you? (Selamat siang, terima kasih telah menghubungi Beachside Hotel. Bagaimana saya bisa membantu Anda?)
• Guest (Tamu): Hello, I’d like to make a reservation for a double room for two nights, please. (Halo, saya ingin melakukan reservasi untuk kamar double selama dua malam, tolong.)
• FDA: Certainly, I can help you with that. May I have your name, please? (Tentu, saya bisa membantu Anda. Boleh saya tahu nama Anda, silakan?) Guest:
• My name is Sarah Simorangkir. (Nama saya Sarah Charles.)

9. Reservasi Hotel (Lanjutan)

• FDA: Thank you, Ms. Sarah. May I have your check-in and check-out dates? (Terima kasih, Bu Sarah. Boleh saya tahu tanggal check-in dan check-out Anda?)
• Guest: I’ll be checking in on the 10th of December and checking out on the 12th of December. (Saya akan check-in pada tanggal 10 Desember dan check-out pada tanggal 12 Desember.)
• FDA: Great! Let me check our availability for those dates. One moment, please. (Baik! Biarkan saya memeriksa ketersediaan kami untuk tanggal-tanggal tersebut. Sebentar, ya.)
• FDA: I have a double room available for you from June 10th to December 12th. Would you prefer a room with an ocean view or a garden view? (Kami memiliki kamar double yang tersedia untuk Anda mulai tanggal 10 Desember hingga 12 Desember. Apakah Anda lebih suka kamar dengan pemandangan laut atau pemandangan taman?)
• Guest: Ocean view, please. (Pemandangan laut, tolong.)
• FDA: Certainly, Ms. Sarah. Your reservation for a double room with an ocean view is confirmed. (Tentu, Bu Sarah. Reservasi Anda untuk kamar ganda dengan pemandangan laut telah dikonfirmasi.)
• FDA: Thank you, Ms. Sarah. Is there anything else I can assist you with? (Terima kasih, Bu Sarah. Apakah ada hal lain yang bisa saya bantu?)
• Guest: No, that’s all for now. Thank you for your help. (Tidak, itu saja untuk sekarang. Terima kasih atas bantuan Anda.)
• FDA: You’re welcome, Ms. Sarah. We look forward to welcoming you to Beachside Hotel. Have a wonderful day! (Sama-sama, Bu Johnson. Kami menantikan kedatangan Anda di Beachside Hotel. Semoga Anda memiliki hari yang indah!).

Penting untuk diingat, kangan takut untuk bertanya. jika Anda tidak mengerti sesuatu atau butuh klarifikasi, jangan ragu untuk bertanya. Bertanya lebih baik daripada salah paham.

Mengatasi Tantangan Umum

Beberapa tantangan umum yang mungkin Anda hadapi dalam percakapan telepon bahasa Inggris dan cara mengatasinya:

1. Kebingungan dengan Aksen. Memahami aksen dan intonasi lawan bicara yang berbeda bisa sulit. Orang dari berbagai daerah atau negara mungkin memiliki aksen yang berbeda, dan ini dapat menghambat pemahaman. Jika Anda kesulitan memahami aksen lawan bicara, mintalah mereka berbicara lebih perlahan atau ulangi apa yang mereka katakan.
2. Menjaga Percakapan Tetap Terkendali. Agar percakapan tetap terkendali, gunakan kalimat pengalihan seperti “Let’s get back to the main point” (Mari kembali ke pokok pembicaraan) jika percakapan mulai menyimpang.
3. Mengatasi Kesalahan Bahasa. JTerkadang, kekurangan kosakata dalam bahasa Inggris dapat membuat percakapan terhenti atau kurang lancar. Pemahaman terbatas terhadap kosakata teknis atau istilah khusus juga bisa menjadi kendala. Namun, jangan terlalu khawatir tentang membuat kesalahan bahasa. Yang terpenting adalah berusaha berbicara dengan baik. Jika Anda membuat kesalahan, perbaiki diri dan lanjutkan.

Kesimpulan

Percakapan telepon dalam bahasa Inggris melibatkan berbagai elemen, mulai dari sapaan awal hingga penutupan panggilan dengan sopan. Penting untuk mendengarkan dengan aktif, bertanya jika diperlukan, dan menyajikan pesan dengan jelas. Kemampuan mendengarkan adalah keterampilan penting dalam percakapan telepon. Pastikan untuk memberikan perhatian penuh kepada pembicara dan jangan menginterupsi mereka. Ini akan membantu Anda memahami dengan baik apa yang sedang dibicarakan dan merespons dengan tepat.

Meskipun percakapan telepon tidak melibatkan tatapan mata, bahasa tubuh tetap penting. Jangan lupakan senyum dalam suara Anda, karena hal ini dapat memengaruhi bagaimana Anda terdengar. Berbicara dengan nada yang ramah dan positif akan membuat Anda terdengar lebih bersahabat.

Dalam dunia yang semakin terdigitalisasi, banyak sumber daya dan informasi penting tersedia dalam bahasa Inggris. Basenglish.com telah menyediakan banyak contoh percakapan sehari-hari yang dapat Anda jadi sumber rujukan utama.

Dengan praktik dan pemahaman yang baik tentang panduan ini, kami berharap Anda dapat berkomunikasi dengan percaya diri dan efektif melalui telepon dalam bahasa Inggris. Hal ini dapat membuat Anda terlihat lebih serius dan kompeten di mata atasan, rekan kerja, dan klien.